O primeiro lugar que uma pessoa avista ao visitar uma escola: a secretaria escolar!
Ela é o destino certo de quem busca informações sobre a rede de ensino. Como horários, turmas e até mesmo matrículas.
Além disso, a secretaria escolar é a área responsável por diversas tarefas cotidianas da instituição.
Por isso, podemos dizer que ela é o coração da instituição. Concorda?
Sendo assim, a Fábrica de Agendas trouxe algumas dicas de como organizar a secretaria escolar para você que precisa de ideias para manter tudo no seu devido lugar!
Por que organizar a secretaria escolar?
Basicamente, é na secretaria escolar que estão alocados os principais documentos, contratos, arquivos e todos os papéis burocráticos que envolvem a instituição, o corpo docente e os alunos.
Por ser a porta de entrada da escola, ela precisa estar organizada e impecável para receber os possíveis visitantes, como potenciais alunos e seus responsáveis.
5 dicas de como organizar a secretaria escolar
É hora de conferir as dicas que preparamos para você organizar a secretaria escolar com muita dedicação e carinho. Vamos nessa? É só arrastar para baixo!
#1 Equipe a secretaria escolar com o necessário
Existem alguns equipamentos que são fundamentais para uma boa organização da secretaria escolar. Como por exemplo:
– Armários;- Prateleiras;
– Mesas;
– Cadeiras;
– Gaveteiras.
Você também pode contar com caixas organizadoras para armazenar os documentos.
#2 Categorize tudo o que for possível
Cores, etiquetas e muita organização!
Categorizar os documentos pode facilitar o dia a dia da secretaria escolar.
Afinal, é bem mais fácil achar uma informação específica quando os papéis estão separados por categoria.
Aqui estão dois modelos de categorização para a organizar a secretaria escolar:
1) Data de entrada
2) Ordem alfabética
#3 Priorize a qualidade do atendimento
Como citamos anteriormente, a secretaria escolar é a porta de entrada da rede de ensino e por isso, deve manter um atendimento impecável.
Sendo assim, seus funcionários devem se preparar para os mais diversos problemas, além de identificar as demandas entre a direção e a coordenação.
Outra dica: não deixe de atender o telefone. O descaso se torna um incômodo tanto para quem está do outro lado da linha, quanto para quem está sendo atendido presencialmente.
#4 Utilize a tecnologia a seu favor
Com a pandemia, todos os setores enxergaram a importância da tecnologia como uma aliada da organização profissional, certo?
Quando falamos de organizar a secretaria escolar não é diferente!
Dito isto, nada melhor do que apostar nas invenções tecnológicas para modernizar sistemas de gestão escolar e muito mais.
#5 Conserve a organização do ambiente
Do que vale organizar a sua secretaria escolar, se todos os dias ela vira uma bagunça?
Organização é método e método é cultura. Por isso, ao invés de arrumar diversas vezes a secretaria, aposte em regras de ouro para que os outros funcionários também mantenham a boa organização da secretaria escolar.
- Tirou do lugar? Coloque novamente
- Emprestou um item a alguém? Não esqueça de pedir de volta
- A caneta não serve mais? Elimine-a!
Enfim, organizar a secretaria escolar é uma missão coletiva e a desculpa “relaxa, eu me encontro na minha bagunça” não deve permanecer!
4 ferramentas para potencializar a organização da secretaria escolar
WhatsApp Business
Um dos aplicativos mais utilizados no mundo, principalmente no Brasil, facilita e muito a comunicação da secretaria escolar.
Em sua versão para empresas, ele agiliza o atendimento, criando rápidas conexões com os pais e os demais profissionais da escola, te ajudará na emissão de comunicados e marcações de reuniões.
Por consequência, para criar velocidade no seu atendimento, use e abuse das funções de mensagens como: mensagem de saudação, mensagem de ausência e respostas rápidas.
Além disso, você pode também etiquetar suas conversas, gerando uma maior organização.
Google Drive
Uma das principais ferramentas gratuitas para a organização corporativa, o Google Drive baseia-se no armazenamento e sincronização de arquivos a partir da nuvem.
Por exemplo, o Google oferece 15 GB de espaço gratuito para você armazenar e compartilhar seus arquivos com toda a sua equipe.
Trello
Que tal organizar suas tarefas em tempo real? Com o Trello é possível!
E não para por aí, o aplicativo pode ser navegado pelo desktop e até pelo celular.
Por isso, a ferramenta é considerada a mais produtiva dos últimos tempos, seu objetivo é tornar o dia a dia da sua escola muito mais organizado.
Slack
O Slack funciona como uma ferramenta de comunicação específica para manter a comunicação interna da sua escola super alinhada através do aplicativo em nuvem.
Ou seja, a ferramenta funciona como um espaço de colaboração entre o seu time. Assim, ele pode substituir o e-mail, ajudando você e a sua equipe a trabalharem juntos. Produza muito mais!
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